SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN PARA LA GERENCIA

T.S.U. BELMONTE CAROLINA   C.I. 12.119.204

ACTIVIDAD N°.1

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL:

Definición: Es un sistema integrado usuario-maquina que suministra información para apoyar las operaciones, la administración y la toma de decisiones dentro de una organización. El sistema de Información Gerencial utiliza: equipo y software de computación, procedimientos manuales, planificación central, toma de decisiones y una base de datos.

Estructura: El sistema de información gerencial se puede presentar como una estructura piramidal:

Vinculación de los sistemas de información gerencial con el proceso administrativo y contable:

El sistema de información en el ámbito administrativo y contable sirve como ayuda en las operaciones, ya que lo incluyen como un factor importante en las facturaciones, inventarios los activos y los pasivos.

Un factor muy importante que se conoció fue, que en toda organización con la aplicación de los sistemas de información gerencial, es la identificación del problema de manera rápida, clara y precisa.

Cabe destacar que no debemos pasar, lo importante que es la capacitación y entrenamiento para los usuarios, ya que podemos manejar el sistema de información gerencial como un punto clave para la empresa u organización.

Importancia de los sistemas de información gerencial para la organización: Las razones pueden ser muchas, pero pueden resumirse en estas:

·         Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización, se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

·      Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil (redundancia), pues ésta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.

·         Relevancia: Reducción de costos.

SISTEMAS DE PLANIFICACION DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES:

Definición: Los sistemas de planificación de recursos empresariales son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Objetivos: Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

·         Optimización de los procesos empresariales.

·         Acceso a la información.

·         Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

·         Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

Características: Las características más destacadas de los sistemas ERP son:

·         Base de datos centralizada.

• Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones.
• En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes.
• Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como reingeniería de procesos, aunque no siempre es necesario.

Ventajas: Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, está integrado.

Desventajas: Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP se deben a la inversión inadecuada para la educación continua del personal relevante, incluyendo los cambios de implementación y de prueba, y una falta de políticas corporativas que afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.

Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:

• Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para trabajar efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos, y luego de un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirán la confiabilidad de algunas aplicaciones.
• Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy altos.
• La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software.
• Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los socios.
• Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales del consumidor.
• El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente.
• Cambio de personal, las compañías pueden emplear administradores que no están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía empleadora, proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no están sincronizados con el sistema.
• La instalación del sistema ERP es muy costosa.
• Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.
• El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la estructura corporativa.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS:

Definición: Es el medio a través del cual las decisiones de política o estrategias adoptadas por los niveles superiores de la organización, se concretan en una serie de múltiples decisiones en los niveles medio o inferiores que resuelven casos individuales y que a través de la conformación de rutinas de trabajo y procesos’ de comunicación van configurando la actividad administrativa total de la organización.

Estructura: Los sistemas administrativos se ubican en los departamentos y cuando se hace referencia de su estructura, se piensa en el armazón en el cual se ubican los puestos de trabajo, las líneas de mando, autoridad, niveles de jerarquía.

Características:

                            

Vinculación entre los sistemas administrativos y los procedimientos contables: Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.

Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.

Vinculación entre los sistemas administrativos y la tecnología: Los sistemas administrativos guardan estrecha relación con la Ofimática por cuanto son aplicaciones que complementan el equipo diseñado para procesar información dentro de una organización, ambos conforman la tecnología de punta que facilita el trabajo de los administradores.

PAQUETES ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES:

Definición: Un sistema administrativo contiene datos acerca de todas las operaciones efectuadas por una organización y ayuda a los administradores a tomar decisiones y desarrollar sus funciones. Estos sistemas se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de la gerencia. Proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones.

Características: Las características más pronunciadas son:

• Es software libre.
• Independencia del creador del sistema, garantizando que cada organización realice las adaptaciones que necesite.
• Reduce costos en cuanto al licenciamiento, asesoría técnica, implementación, capacitación, adaptaciones, entre otros servicios informáticos, debido a que la organización tiene la posibilidad de capacitar a su personal para que realizase las implementaciones, adaptaciones, asesoría técnica y demás necesidades para que cada organización sea "libre".
• Módulos totalmente integrados.
• Actualización constante del sistema de acuerdo a las nuevas exigencias legales-tributarias.

 PAQUETES ADMINISTRATIVOS PARA LA GESTION PÚBLICA:

Definición: Es un sistema administrativo integral que permite la automatización de los procesos inherentes a la administración pública  de entes descentralizados sin fines  empresariales.

Características: Se registra y controla el presupuesto de gastos de un organismo público descentralizados sin fines empresariales, así los usuarios planifican la formulación del presupuesto de gastos (basado en los instructivos de la ONAPRE y luego pasan a la asignación de créditos que les permite ejecutar el presupuesto mediante procesos de compras o compromisos de distinto origen. La ejecución del presupuesto pasa por todas las etapas del gasto: compromiso, causado y pagado, conectándose con los procesos financieros y contables que tengan lugar.

Ejemplo de aplicación de estos paquetes en Venezuela:

ü  Proyecto Canaima

Canaima Educativo es un proyecto del Gobierno Bolivariano que tiene por objetivo apoyar la formación, mediante la dotación de una computadora subsidiadas por el Estado. Es factor importante en el alcance de la independencia tecnológica, ya que los contenidos educativos, aplicaciones y funciones son totalmente desarrollados en Software Libre por talento venezolano.

Programas y aplicaciones

-Productividad: Libre Office (editor de texto, hojas de cálculo, presentaciones y dibujo), planificación de proyectos, bases de datos, entre otros.
-Gráficos y multimedia: diseño gráfico (Gimp e Inkscape), diagramación, gestión de sonido, imágenes y video. Internet: Turpial (redes sociales), Guácharo (correo electrónico), Cunaguaro (navegador web).

-Herramientas: asistente de migración.

-Más de 30 programas desarrolladas por talento venezolano para Canaima GNU/Linux.
-Con acceso a Repositorio de Aplicaciones del proyecto Debían, donde se encuentran disponible miles de herramientas informáticas orientadas a diversos sectores.

¿Cómo se utiliza el open office en el proyecto Canaima con el open office.org (hoja de cálculo)?.

El Proyecto Canaima Educativo fue creado con la intención de capacitar a los docentes para enseñarles a los estudiantes el manejo y los recursos tecnológicos que existen actualmente; Canaima educativo presenta avances y herramientas ofimáticas como Open Office (procesador de palabras, hojas de cálculo, base de datos, presentaciones multimedia, diseños gráficos, etc.) también permite la interacción con Internet a través de su navegador web, gestor de correo electrónico y aplicaciones para realizar vídeo llamadas a través de la red, además fue desarrollado como software libre basado en la versión estable de Linux.

El objetivo de Canaima Educativo es fomentar la utilidad de las tecnologías dentro del aula de clase y a su vez brindar la alternativa del uso del computador portátil Canaima educativo, para que los estudiantes puedan realizar diversas tareas dentro de las aplicaciones que ofrece este recurso; de esta manera comprenderán y alcanzaran el objetivo que se pretende como conocer las nociones básicas de los paquetes ofimáticos que presta el recurso, como lo pueden utilizar, para que sirve, en que me puede favorecer entre otras cosas, también se desea lograr que el estudiante se interese al cambio y a los avances que se están presentando para ello el docente también tiene que ser innovador e interesarse  en el tema de las nuevas tecnologías de información y comunicación esto así favorecer el proceso de enseñanza y aprendizaje en el sistema educativo venezolano.

Al finalizar el proyecto el estudiante estará en la capacidad de utilizar las herramientas que ofrece el programa OpenOffice.org Cal(hoja de cálculo), el estudiante podrá iniciar la hoja de cálculo y presentar formas de pantalla e imágenes pre diseñadas también sabrá cómo manejar los colores y objetos, utilizara las planillas existentes, generara tablas y gráficos y podrá imprimirlas, guardara y modificara hojas ya existentes y sabrá como importar y exportar imágenes, textos otras aplicaciones.